WhatsApp Business en de AVG: wat moet u regelen?

Welke gegevens verwerkt u?

Zodra een klant u appt, heeft u zijn telefoonnummer, zijn naam of profielfoto, en alles wat hij stuurt: foto's van een klus, een adres, soms gevoelige informatie. Dat zijn persoonsgegevens. Op het verwerken van persoonsgegevens is de AVG van toepassing; toezichthouder in Nederland is de Autoriteit Persoonsgegevens. Daar vindt u ook uitleg voor ondernemers.

Wat doet WhatsApp met uw contacten?

WhatsApp kan het adresboek van uw telefoon synchroniseren om te zien welke contacten WhatsApp gebruiken. Volgens het helpcentrum is dat een optionele functie, die u kunt beheren in de instellingen van uw toestel (faq.whatsapp.com, oktober 2026). WhatsApp schrijft dat het de telefoonnummers in uw adresboek meestal dagelijks opent en uploadt, en dat nummers van mensen zonder WhatsApp als cryptografische hash worden opgeslagen (faq.whatsapp.com, oktober 2026). WhatsApp zegt uw contacten niet te delen met Meta of met andere apps van Meta (faq.whatsapp.com, oktober 2026).

Praktisch betekent dit: op een zakelijke telefoon staan vaak alle klanten in het adresboek. Bedenk of u wilt dat dat adresboek wordt gesynchroniseerd, en zet dat zo nodig uit.

Zijn de berichten versleuteld?

Volgens WhatsApp wordt elk bericht beveiligd met hetzelfde versleutelingsprotocol voordat het uw toestel verlaat. Bij een bedrijfsaccount wordt het bericht afgeleverd op de bestemming die het bedrijf kiest (faq.whatsapp.com, oktober 2026). Gebruikt een bedrijf een koppeling of leverancier via het WhatsApp Business Platform, dan kan die bestemming de software van die leverancier zijn. Gebruikt u Meta Business Agent, dan gebruikt Meta de AI-chats volgens zijn privacybeleid (faq.whatsapp.com, oktober 2026).

Checklist voor uw bedrijf

1. Privacyverklaring: vermeld dat klanten u via WhatsApp kunnen bereiken, welke gegevens u dan ontvangt, waarvoor u ze gebruikt en hoe lang u ze bewaart.
2. Alleen wat nodig is: vraag in WhatsApp niet om meer gegevens dan u nodig heeft. Laat klanten bijvoorbeeld geen kopie van een identiteitsbewijs sturen via de app.
3. Bewaren en opruimen: verwijder oude chats en foto's die u niet meer nodig heeft. Zet foto's die u voor de administratie moet bewaren in uw eigen systeem.
4. Toegang: beveilig de telefoon met een code en zet verificatie in twee stappen aan. Koppel apparaten van oud-medewerkers direct los (zie meerdere telefoons).
5. Zakelijk en privé scheiden: met een eigen zakelijk nummer houdt u klantgegevens apart van uw privéchats (zie zakelijk en privé).
6. Chatbot of koppeling: gebruikt u een chatbot of leverancier, vermeld dat in uw privacyverklaring en maak afspraken met die partij over wat er met de gegevens gebeurt.
7. Verzoeken van klanten: vraagt een klant welke gegevens u heeft, of om ze te verwijderen, zorg dan dat u weet waar alles staat.

Reclame sturen via WhatsApp

Voor reclameberichten geldt naast de AVG ook de Telecommunicatiewet. Elektronische berichten met ongevraagde reclame zijn verboden, tenzij de ontvanger vooraf toestemming heeft gegeven (Telecommunicatiewet, artikel 11.7, wetten.overheid.nl, versie geldend vanaf 15-08-2026). Voor eigen klanten is er een uitzondering: contactgegevens die u bij een verkoop heeft gekregen, mag u gebruiken voor reclame voor eigen gelijksoortige producten of diensten, mits u de klant bij het verzamelen en bij elk bericht de kans geeft zich kosteloos en eenvoudig af te melden (Telecommunicatiewet, artikel 11.7, wetten.overheid.nl, versie geldend vanaf 15-08-2026).

Ook WhatsApp zelf vraagt om toestemming (opt-in) per soort bericht en een duidelijke manier om af te melden (faq.whatsapp.com, oktober 2026). Wie dat niet doet, riskeert een blokkade. Meer op berichten naar veel klanten.

Toestemming vastleggen

• Vraag bij een bestelling of op uw website met een apart vinkje of de klant WhatsApp-berichten wil ontvangen.
• Geef klanten met toestemming een label zoals "Nieuwsbrief: ja".
• Zet onder elk nieuwsbericht hoe iemand zich afmeldt, en verwerk afmeldingen meteen.

Instellingen in de app

Bekijk in WhatsApp Business onder Instellingen › Privacy wie uw profielfoto, info en status kan zien. Als u uw profielfoto met iedereen deelt, verschijnt die ook op de pagina die klanten zien als ze uw korte link openen op een computer (faq.whatsapp.com, oktober 2026). Gebruik zakelijk dus een logo, geen privéfoto.

Hulp nodig?

Wilt u WhatsApp Business zo inrichten dat privé en zakelijk gescheiden zijn en toestemming goed is vastgelegd? Wij helpen u op afstand, via beeldbellen of telefoon, vanaf € 20 per uur (excl. btw). U hoort vooraf hoeveel tijd we verwachten. Zakelijk Appen is een dienst van IT Live en is niet verbonden aan WhatsApp of Meta. Stel uw vraag via het formulier.