Zakelijk Appen › Labels en lijsten gebruiken om klanten bij te houden
Labels en lijsten gebruiken om klanten bij te houden
Bijgewerkt: oktober 2026
Bij tien klanten weet u nog wel wie waar staat. Bij vijftig niet meer. Met labels, die WhatsApp nu lijsten noemt, ziet u in één oogopslag welke klant nog op een offerte wacht en wie al betaald heeft.
- Persoonlijke hulp op afstand, via beeldbellen of telefoon
- Vanaf € 20 per uur (excl. btw)
- Vooraf een inschatting van de tijd
Hulp bij WhatsApp Business
Vertel kort waar u hulp bij wilt. We bellen of mailen u terug met een inschatting van de tijd die het kost.
Stap 1 van 2 · waar gaat het om?Stap 2 van 2 · hoe bereiken we u?
Labels heten nu lijsten
WhatsApp is bezig labels te vervangen door lijsten. Volgens het helpcentrum wordt dat geleidelijk ingevoerd, dus mogelijk ziet u nog labels en uw collega al lijsten (faq.whatsapp.com, oktober 2026). Ze doen hetzelfde: u geeft een chat een naam en een kleur, zodat u chats kunt groeperen en snel terugvindt. U kunt volgens WhatsApp maximaal 20 labels maken, en één chat kan meerdere labels hebben (faq.whatsapp.com, oktober 2026). Op deze pagina gebruiken we beide woorden door elkaar.
Een indeling die werkt
Begin eenvoudig. De meeste ondernemers hebben genoeg aan vijf tot acht labels die de weg van een klant volgen:
| Label | Betekenis |
|---|---|
| Nieuwe aanvraag | Nog niet beantwoord of nog geen afspraak |
| Offerte verstuurd | Wacht op reactie van de klant |
| Afspraak gepland | Datum staat vast |
| Wacht op betaling | Factuur of betaalverzoek verstuurd |
| Afgerond | Klus klaar en betaald |
| Vaste klant | Komt vaker terug |
| Nieuwsbrief: ja | Heeft toestemming gegeven voor nieuwsberichten |
Dat laatste label is handig: zo houdt u bij wie u wel en niet een aanbieding mag sturen. Zie berichten naar veel klanten.
Een label of lijst maken
- Ga naar Tools en dan Lijsten (of Labels).
- Kies Nieuwe lijst toevoegen, geef een naam en maak de lijst aan.
- Kies desgewenst een kleur.
De precieze menunamen kunnen per toestel en versie iets verschillen (faq.whatsapp.com, oktober 2026).
Een chat een label geven
- Open het tabblad Chats.
- Houd een chat ingedrukt (telefoon) of open het menu bij de chat (computer).
- Kies Toevoegen aan lijst en selecteer een of meer labels.
Heeft een chat meerdere labels, dan worden ze gestapeld weergegeven (faq.whatsapp.com, oktober 2026). Alle chats met een bepaald label ziet u onder Tools › Lijsten, en vanuit Chats kunt u via de profielfoto van een klant zien welke labels die heeft.
Bewerken en opruimen
Onder Tools › Lijsten tikt u op een label om de naam of kleur te wijzigen, of om het te verwijderen (faq.whatsapp.com, oktober 2026). Ruim af en toe op: verplaats klanten naar "Afgerond" en haal oude labels weg. Een volle lijst met labels die niemand gebruikt, helpt niemand.
Eén bericht naar iedereen met een label
Volgens WhatsApp kunt u met marketingberichten in één keer een bericht sturen aan alle klanten met hetzelfde label (faq.whatsapp.com, oktober 2026). Denk aan "Vaste klant" of "Nieuwsbrief: ja". Marketingberichten kosten geld per bericht en zijn nog niet overal beschikbaar. Stuur zo'n bericht alleen aan mensen die erom hebben gevraagd; anders riskeert u een blokkade.
Labels en collega's
Werkt u met meerdere apparaten of collega's op één nummer, dan helpen labels om af te spreken wie wat doet. Bijvoorbeeld een label per collega: "Ahmed", "Lisa". Met de betaalde functie meerdere medewerkers kunt u chats ook echt toewijzen (faq.whatsapp.com, oktober 2026). Zie meerdere telefoons en medewerkers.
Combineren met andere functies
- Snelle antwoorden: koppel een vaste tekst aan een stap, zoals "offerte verstuurd". Zie automatische berichten.
- Catalogus: stuur bij "nieuwe aanvraag" meteen het juiste item uit uw catalogus.
- Afspraken: zet een datum in uw agenda zodra een klant het label "Afspraak gepland" krijgt.
WhatsApp noemt in het helpcentrum ook automatische gebeurtenissen, waarmee u tijd bespaart op terugkerende taken (faq.whatsapp.com, oktober 2026). Die functie is nog niet voor iedereen zichtbaar.
Voorbeeld: een schilder met tien lopende klussen
Een schilder krijgt op maandag drie nieuwe aanvragen via WhatsApp. Hij geeft ze het label "Nieuwe aanvraag". Na het bezoek stuurt hij een offerte en zet het label op "Offerte verstuurd". Zegt de klant ja, dan wordt het "Afspraak gepland". Op vrijdag opent hij Tools › Lijsten › Offerte verstuurd en ziet in één keer welke klanten hij nog even moet nabellen. Zo blijft er geen aanvraag liggen.
Waar labels niet voor zijn
Labels zijn een handig geheugensteuntje, geen klantenadministratie. Gegevens als adressen, bedragen en afspraken bewaart u beter in uw boekhoud- of planningsprogramma. Wilt u WhatsApp koppelen aan zo'n systeem, dan is het WhatsApp Business Platform de weg.
Hulp nodig?
Wilt u een overzichtelijke indeling met labels, snelle antwoorden en een werkwijze die bij uw bedrijf past? Wij helpen u op afstand, via beeldbellen of telefoon, vanaf € 20 per uur (excl. btw). U hoort vooraf hoeveel tijd we verwachten. Zakelijk Appen is een dienst van IT Live en is niet verbonden aan WhatsApp of Meta. Stel uw vraag via het formulier.
Zo werkt het
Hulp bij WhatsApp Business
Vertel kort waar u hulp bij wilt. We bellen of mailen u terug met een inschatting van de tijd die het kost.
Veelgestelde vragen
Hoeveel labels kan ik maken in WhatsApp Business?
Volgens het helpcentrum van WhatsApp maximaal 20 (faq.whatsapp.com, oktober 2026).
Mijn labels zijn verdwenen. Wat is er gebeurd?
WhatsApp vervangt labels geleidelijk door lijsten. Kijk onder Tools en dan Lijsten; uw indeling staat daar.
Kan ik labels ook op de computer gebruiken?
Ja. Volgens het helpcentrum van WhatsApp beheert u lijsten (labels) ook in WhatsApp op de computer, via Tools en dan Lijsten.
Kan ik een chat meerdere labels geven?
Ja. Volgens WhatsApp worden meerdere labels gestapeld weergegeven bij de chat.
Kan ik iedereen met een label tegelijk een bericht sturen?
Ja, met marketingberichten. Die kosten geld per bericht en zijn nog niet overal beschikbaar. Stuur ze alleen aan klanten die toestemming hebben gegeven.